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Produtividade e Tomates

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A Técnica Pomodoro

Nos anos 80 o italiano Francesco Cirillo estava com dificuldade em se concentrar nos estudos da faculdade. As provas estavam chegando e o Francesco já estava super desmotivado por não conseguir acompanhar o ritmo puxado das aulas. Foi aí que ele fez umas aposta consigo mesmo – estudar, realmente estudar por 10 minutos sem nenhuma distração. Francesco então pegou um daqueles timers de cozinha antigos em formato de tomate (ou em italiano, Pomodoro) e utilizou para marcar o tempo. Ele nem ao menos ganhou a aposta de primeira. Mas notou, a cada tentativa, que tinha encontrado uma ótima ferramenta e que sua produtividade nos estudos melhorou significativamente. Aos poucos ele foi notando o que funcionava ou não e criou uma metodologia de administração de tempo chamada Técnica Pomodoro em homenagem ao timer de tomatinho. Eventualmente isto virou uma série de cursos e até mesmo um livro. Neste artigo vou explicar um pouco para vocês sobre como funciona esta metodologia e minha experiência pessoal com ela.

Como funciona

  • 1. Escolha um projeto que você gostaria de terminar. Pode ser desenvolver um HTML ou implantar um sistema administrativo, por exemplo. Não importa se é um objetivo grande ou pequeno.
  • 2. Encontre uma maneira de calcular o tempo. Você não precisa comprar um timer de tomate. Pode ser o seu alarme de celular, um relógio de cozinha ou um aplicativo de smartphone (como o ótimo e gratuito 30/30), não importa.
  • 3. Passe os próximos 25 minutos concentrado desenvolvendo o projeto que você escolheu. Se você lembrar que tem outra coisa para fazer, escreva em uma lista e volte para sua tarefa inicial.
  • 4. Quando o timer tocar faça um xis em uma folha de papel. Parabéns, você concluiu um Pomodoro!
  • 5. Descanse por 5 minutos. Vá fazer qualquer coisa divertida que não tem absolutamente nada a ver com o seu trabalho.
  • 6. Escolha qual é o próximo objetivo (ou siga para a próxima tarefa do primeiro) e faça um novo ciclo.
  • 7. A cada 4 Pomodoros (ou 100 minutos) você poder fazer uma pausa maior com 15 a 30 minutos de duração.
  • 8. Veja a mágica acontecer!

A teoria

Pode parecer contraditório que pausas frequentes ajudem a melhorar a produtividade. Mas as vezes o que você precisa para solucionar um problema é simplesmente pensar em outra coisa! É a mesma lógica de um jogo de video-game – você passa uma grande quantidade de tempo concentrado por que a qualquer momento pode ganhar um item novo ou a satisfação de ter concluído mais um nível e assim joga por horas sem perceber. As pequenas pausas de 5 minutos da técnica Pomodoro acabam se tornando recompensas imediatas pelo bom trabalho realizado. E assim é bem mais fácil diminuir a ansiedade. Você não precisa esperar 8 horas antes de dar aquela checadinha básica nas redes sociais – vai demorar apenas 25 minutos. É menos que meia hora! Compartimentar o tempo ajuda você a manter o foco na produtividade, completar projetos com mais rapidez e, como diria o pensador contemporâneo Jaiminho, evitar a fadiga.

E isto funciona?

Olá, meu nome é Dani Guerrato e sou uma procrastinadora crônica.

Não sei quanto a vocês, mas eu sou muito ansiosa e notificações em geral – e-mail, mensagens, redes sociais, sms – me deixam instantaneamente curiosa. Com o tempo todos estes itens roubavam minha atenção do trabalho e no final do dia eu havia respondido diversos e-mails e mensagens e não produzido nada. Se você, como eu, trabalha de um Home Office a situação é pior ainda. Livros, jogos, televisão e uma cama quentinha estão constantemente a disposição. A tentação para entrar em um loop infinito de procrastinação é grande. Sem contar as constantes interrupções de familiares e tarefas domésticas. A louça não vai se lavar sozinha, não importa o quão urgente é sua deadline. A técnica Pomodoro me ajudou de verdade a evitar estas armadilhas e minha produtividade triplicou. É muito mais fácil encarar longas jornadas de trabalho sem se cansar tanto a ponto de sonhar a noite com longos arquivos de código. Os períodos de pausa funcionam como pequenas recompensas ao longo do dia, então comecei a me sentir ainda mais motivada. Claro que não foi só o Pomodoro. Algumas ações simples como criar listas de tarefas (organizada por tempo, urgência e prazo) também contribuiram para organizar melhor o meu tempo. Hoje posso me orgulhar de dizer que não procastino há dois anos.

Infelizmente a louça ainda não se lava sozinha.

O que fazer nos 5 minutos de intervalo

A ideia do intervalo é você dar um tempinho para sua cabeça esfriar. Então procure pensar em outros assuntos. É recomendável que você saia um pouco da sua mesa – para criar uma distância física e evitar que você volte a pensar em trabalho.

– Levantar e andar um pouco pelo escritório.
– Tomar um suco ou cafézinho.
– Fazer um alongamento ou exercício.
– Curtir um tempinho com seus colegas ou familiares que estiverem por perto.

Não conseguiu sair da mesa? Sem problemas! Você ainda pode:
– Dar uma olhadinha em suas redes sociais.
– Assistir um video engraçado na internet.
– Jogar algum mini game. Mas lembre-se de pausar o jogo e voltar para o trabalho na hora que o alarme soar. Nada de “só mais uma vida”.
– Rabiscar qualquer coisa em um papel.

O conceito aqui é fazer qualquer coisa que você estiver afim desde que:

1. Não tenha nenhuma relação direta com o trabalho.
2. Não demande muito poder de concentração ou raciocínio.
3. Seja relaxante.

Não é só para trabalho

A técnica originalmente foi inventada para auxiliar seu criador com seus estudos. Mas a verdade é que pode ser aplicada a qualquer coisa! Pode ajudar crianças a ganharem disciplinas para finalizar a lição de casa sabendo que existe uma pausa para brincar. Pode te ajudar a entrar em forma separando alguns Pomodoros para a academia, ler artigos aqui no Tableless ou até mesmo para te dar ânimo de concluir tarefas domésticas. Basicamente em qualquer situação de administração de tempo a técnica pode ser útil.

Torne-se o mestre dos tomates

A técnica Pomodoro é bem simples de colocar em prática, mas existem algumas dicas para que você ganhe ainda mais em produtividade.

Passe a medir o tempo em Pomodoros.
Acompanhe de perto suas atividades para descobrir o quanto de tempo elas realmente ocupam. Esta informação é especialmemente útil para estimar prazos e custos de produção realmente efetivos, por exemplo. Depois compare na prática se sua estimativa estava mesmo correta.

Proteja seu Pomodoro

Tente se manter focado na tarefa e evitar distrações e interrupções. Eu diria que este é o passo mais difícil de todos já que depende da colaboração das outras pessoas a sua volta. Se você for interrompido tente lidar com o problema o mais rápido possível para não atrapalhar o seu ciclo de trabalho. Se a interrupção realmente merecer sua atenção no momento, faça uma marcação diferente no papel como um circulo vazio, por exemplo. Assim, no fim do dia, você consegue estimar quantas interrupções você sofreu e como planejar os próximos dias para evitar que elas se repitam.

Recapitulação & Revisão

O meu primeiro ciclo de trabalho é dedicado a responder e-mails e compilar todas as tarefas pendentes. Eu basicamente crio uma lista de tudo que existe para fazer e determino quais destas tarefas merecem a minha atenção hoje. Esta lista é bem móvel já que continuamente existem novas solicitações e a prioridade dos itens muda com frequencia. Já o meu último Pomodoro é dedicado a marcar quais tarefas eu de fato conclui no dia de hoje, revisar se ficou faltando algum item e encaminhar os itens produzidos. Uma vez que isto seja inserido organicamente ao seu ciclo de trabalho cumprir prazos fica muito mais simples.

Organize o Pomodoro de acordo com a sua rotina

É importante criar um cronograma incluindo horários de refeições, reuniões, descanço, etc. Desta forma fica muito mais fácil estipular quantos Pomodoros é possível concluir e abrir janelas de tempo livre.

Determine um objetivo

O que você deseja concluir a longo prazo? Ser mais produtivo? Melhorar a qualidade e eficiência do seu trabalho? Ter mais tempo livre? Utilize o Pomodoro como uma ferramenta para atingir sua própria meta pessoal.

Nível fanático

Se você pegou gosto pela coisa o site oficial oferece diversas ferramentas para melhorar a sua técnica como um livro explicando detalhadamente a metodologia na prática, uma planilha para você acompanhar a evolução e criar listas de tarefaas, videos e artigos sobre o tema e até mesmo um cronometro bonitinho em forma de tomate. Existem até alguns cursos online e presenciais sobre o tema. Vale a pena a visita.

Funciona para você?

O método conforme descrito originalmente no livro é super rígido e em alguns momentos meio burocrático. Este artigo cobre só a ideia geral pois existem processos específicos para cada passo, por exemplo, como anotar suas tarefas e fiscalizar os ciclos. Pode ser necessário fazer algumas alterações para que seja viável para você – principalmente se o seu trabalho envolver atendimento ao cliente ou o resto da equipe não participar da técnica. Não dá para falar para um cliente “Não posso conversar com você agora pois estou no meio de uma pausa”. Assim como todas as outras técnicas de produtividade, faça o que funciona para você e descarte o resto. Ou você corre o risco de gerar improdutividade no final do dia.

E você? Já conhecia a técnica? Já tentou utilizar? Compartilhe sua experiência nos comentários. Até o próximo artigo!

Publicado no dia