Saber como automatizar processos financeiros em lojas e franquias deve ser sua prioridade, caso sua empresa ainda execute cada tarefa manualmente, perdendo horas e horas de trabalho com operações repetitivas e nem sempre tão eficientes.
A automação é o melhor caminho para lidar com operações financeiras no varejo, pois, além de economizar tempo e aumentar a produtividade da equipe, o processo reduz erros e eleva – e muito – a precisão dos dados.
Saiba que mesmo em uma loja pequena, fazer a gestão financeira manualmente é o famoso “dar um tiro no próprio pé”.
Afinal, como criar uma rotina de coleta de documentos, registros em planilhas, conferência de dados nas contas bancárias, análise dos resultados, elaboração de demonstrativos, etc, e ainda sobrar tempo para cuidar de outras funções de gestão?
Realmente é difícil dar conta de tantas tarefas sozinho.
Por isso, a tecnologia é a melhor aliada dos negócios. Afinal, realiza operações de forma automatizada e precisa, facilitando análises e insights para ajudar o crescimento e a rentabilidade da loja.
Quer saber como isso acontece na prática?
Continue a leitura e confira como funciona a automação de processos financeiros, suas vantagens, dicas de implementação no seu negócio, principais ferramentas e um caso de sucesso de quem investiu em tecnologia e teve muito sucesso.
O que é automatização de processos financeiros?
A automatização de processos financeiros é o uso da tecnologia para integrar todos os dados referentes às finanças da loja em uma só plataforma, sem necessitar de intervenção humana para a coleta dessas informações. O que quer dizer que a máquina realiza algumas tarefas “sozinha” por meio de softwares e plataformas digitais.
Algumas tarefas automatizadas por meio de sistemas de gestão financeira são:
- fechamento de caixa;
- gestão do fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- registro de todas as vendas;
- conciliação bancária, de cartões e de voucher;
- elaboração de DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício);
- emissão de notas fiscal;
- e muito mais.
Quais as vantagens de automatizar processos financeiros no varejo?
As principais vantagens de automatizar processos financeiros são a economia de tempo, redução de custos e erros humanos, aumento da precisão e segurança dos dados, melhor tomada de decisão e gestão das finanças da loja ou franquia.
Entenda melhor a seguir!
Economia de tempo
A automação de processos contribui diretamente para o aumento da produtividade e da eficiência do trabalho de franqueados, lojistas, gestores e colaboradores. Afinal, não há mais perda de tempo com tarefas manuais e repetitivas.
O trabalho se torna mais estratégico a partir do momento que é preciso fazer apenas uma conferência das informações e análise dos dados.
Redução de custos e erros humanos
A redução de custos acontece de várias formas para o lojista. Além do aumento da produtividade e eficiência – que significa trabalhar bem com os recursos que têm -, há a redução de erros.
Os erros na gestão financeira geralmente significam prejuízos (perda de dinheiro). Logo, com mais acertos, menos capital é desperdiçado. Quer um exemplo? Se houver falha na conferência das taxas cobradas pelas adquirentes, o empresário pode gastar mais do que deveria.
Ou, então, uma análise errada das contas a pagar e a receber (ou um fechamento de caixa equivocado) pode conduzir o lojista a criar estratégias inadequadas para a real situação da loja.
Aumento da precisão e segurança dos dados
Com a possível integração de um sistema de gestão financeira com outros softwares e plataformas, como a Sefaz (Secretaria da Fazenda) para a emissão de notas fiscais, é bastante benéfica para ter precisão e segurança dos dados.
Melhor tomada de decisão e gestão financeira
Com a maior precisão dos dados, a tomada de decisão se torna muito mais assertiva e eficiente, colaborando para uma gestão financeira eficaz, organizada e saudável.
Com estratégias baseadas em dados concretos e realistas, aumentar a rentabilidade de uma loja e franquia fica mais fácil.
Fora os relatórios que podem ser emitidos para acompanhar de perto a situação das finanças e gerar insights valiosos, o que transforma a tomada de decisão e os resultados atingidos.
Como funciona a automação de processos financeiros?
A automação de processos é realizada por meio de softwares e tecnologias, como Big Data e IA, que recebem comandos e programações para executar determinadas tarefas do setor financeiro de uma loja ou franquia.
Sendo assim, a automação de operações financeiras é feita de modo simples e complexo, podendo ser adaptada a diversos portes e setores varejistas.
A intervenção humana é reduzida, porém, é necessária, como em casos de conferência e análise de dados.
Os principais processos financeiros que precisam (e podem) ser automatizados em lojas e franquias são:
- controle de contas a pagar e a receber;
- conciliação bancária, de cartões e vouchers (setor food);
- emissão automática de notas fiscais;
- fechamento de caixa;
- gestão do fluxo de caixa;
- elaboração de relatórios financeiros e contábeis;
- integração entre meios de pagamentos e pontos de venda (PDVs);
- criação de relatórios com os principais indicadores de desempenho.
Como automatizar processos financeiros em lojas e franquias?
Para automatizar processos financeiros em lojas e franquias é fundamental seguir alguns passos:
- Mapear os processos existentes e possíveis gargalos operacionais;
- Avaliar quais tarefas precisam e podem ser automatizadas – elenque por ordem de prioridade;
- Digitalizar os documentos físicos;
- Escolher um ótimo software de gestão financeira para o varejo;
- Integrar o software a outras plataformas, como adquirentes, bancos, fornecedores e aplicativos de delivery;
- Treinar a equipe, gestores e todos que irão usar a ferramenta.
Lembramos que para obter todo o potencial de uma ferramenta de gestão financeira, o lojista ou franqueado necessita investir na transformação de mentalidade de todos que trabalham no negócio, desde os setores administrativos até os vendedores na loja física.
Todos precisam estar alinhados sobre a importância de manter o sistema atualizado e organizado.
Melhores soluções para automação de processos financeiros
As melhores soluções para automação de processos financeiros no varejo são aquelas que oferecem recursos valiosos e bastante usados por lojistas e franqueados. E isso inclui, por exemplo, gestão fiscal, de vendas, de pagamentos e demonstrativos de resultados.
Um bom sistema de controle financeiro voltado para varejistas oferece funcionalidades automatizadas altamente estratégicas, como:
- conciliação bancária;
- conciliação de cartões e vouchers;
- fechamento de caixa;
- gestão do fluxo de caixa;
- controle de contas a pagar/receber;
- elaboração de DRE;
- gestão e emissão de notas fiscais ;
- integração com PDVs e adquirentes;
- projeções de despesas para planejar o orçamento;
- entre outras.
Para comprovar a qualidade desse sistema, veja um case de sucesso da Hering e Loungerie (Grupo Tribo).
Case de sucesso de automação de processos financeiros
A Hering e Loungerie investiram no sistema F360 Finanças para diversas unidades com foco em unificar todas as informações em só local e potencializar a gestão das lojas.
De acordo com Fabio Neves, gestor de operações do Grupo Tribo, a adaptação à plataforma foi fácil e o F360 Finanças é uma ferramenta simples e didática, com um sistema completo e não complexo.
Seus colaboradores tiveram facilidade de aderir ao software na sua rotina de trabalho, recebendo treinamentos e assistência precisa da F360, tanto por chat quanto pelo telefone.
Qual foi o resultado?
O resultado atingido pelo Grupo Tribo com o uso desse sistema de gestão financeira foi incrível: ele quadruplicou o número de lojas e manteve seu headcount (quantidade de funcionários).
Quer saber tudo o que Fabio Neves falou? Então confira abaixo o vídeo completo de seu depoimento!
Gostou de saber como automatizar processos financeiros no varejo? Mapeie seus processos e siga nossas dicas: chega de perder tempo com tarefas repetitivas e manuais.
Boas vendas!
Este artigo foi escrito pela F360, plataforma de gestão de financeira para lojas e franquias, que torna o gerenciamento desses negócios muito mais eficiente, seguro, fácil e dinâmico.